Sıfır Hata Felsefesi – Poka-Yoke

SIFIR HATA FELSEFESİ
POKA YOKE

İnsanın öğrenme süreci anne karnında başlar ve bir ömür boyu devam eder. Gelişim süreci önce her gün, sonra her hafta ve zamanla ay ay gözlenmeye başlar. Sağlıklı bir çocuk 5 yaşına geldiğinde zihin gelişimi şekillenir, zekanın yaklaşık %80’i oluşur.

İnsan, öğrenme süreci boyunca dört evreden geçer;

1. Bilinçsiz–Yetersizlik: İnsan bu aşamada bilginin varlığından tamamen habersizdir ve habersiz olduğu bilgileri de kullanamamaktadır.
2. Bilinçli–Yetersizlik: İnsan bu aşamada artık bilginin varlığından haberdardır ancak buna rağmen bilgiyi kullanmamaktadır.
3. Bilinçli–Yeterlilik: İnsan bu aşamada bilgiden haberdardır ve onu kullanmaktadır ancak bilgi henüz otomatikleşmemiştir.
4. Bilinçsiz (Bilinçdışı)–Yeterlilik: İşte bu aşamada insan artık bilgiden haberdardır, onu kullanmaktadır ve bilgi kullanımı otomatikleşmiştir.

Bu süreç, insan beyni için kademeli ve mükemmel bir entegrasyonla işler. Her aşamadan sırayla ve öğrenilmesi gereken adımları deneyimleyerek geçen insan, – eğer bu aşamaların birisinde takılmamayı başarabilmiş ya da takılmayı tercih etmemişse – yıllar içinde ideal düşünce yapısına ulaşabilir.

Tüm bu evrelerin satır aralarından, “tecrübe”nin bilinç ve bilinçaltından fısıldadıklarını okuyabilirsiniz. Peki, tecrübe nedir? Deneyerek, yanılarak ve sonra tekrar deneyerek ve belki de defalarca yanılarak elde edilen geri bildirime tecrübe denir. Bunu hayat boyu kim bilir kaç kere, başka başka konularda yaşayan insan için yanılmak/ hata yapmak, tecrübe toplayabilmek için gerekli bir eylemdir.

Bir şef, defalarca farklı reçeteler üzerinden yemeğini dener; ekler, çıkarır ve sonunda ideal olana ulaşır. Bu çalışmalar aslında tek bir yemek üzerinden gerçekleştirilen çoklu öğrenme yolculuğudur. Şef, sürecin sonunda artık kendi damak tadını keşfeder, hangi malzemenin ne ile bütünleşeceğini ararken her bir malzemenin tek başına hangi işleve sahip olduğunu da deneyimler.

Burada önemli olan; öğrenmenin değerini kavrayabilmek, değişimi analiz edebilmek, ondan sonuçlar çıkarabilmek ve hatayı asgari düzeye indirebilmektir. Sürdürülebilir ve kalıcı yargılar oluşturarak bilgiyi doğru işleyebilmektir. Motivasyonu doğru şekilde sağlayabilmek, yeni bilgileri mevcut bilgilerle harmanlayabilmek, bilgiyi ilişkilendirebilmek, çıkarım yapabilmek, öğrenilen bilgi doğrultusunda stratejiler oluşturabilmek ve neticesinde bilgiyi doğru kullanabilmek “hatayı engelleyebilme” serüveninde çıkılması gereken merdivenin basamakları gibidir.

Hatayı Engelleme – Poka Yoke

Hatayı engelleme yöntemini uygulanabilir kılmak, sadece beşeri ilişkilerimizde ya da kendi kişisel gelişimimizde değil, iş hayatımızda da bize başarıyı getiren el feneri gibidir. Hatayı engelleme anlamına gelen Poka-Yoke terimini ilk ortaya atan isim ise Shigeo Shingo olmuştur. Toyota’da mühendis olarak çalışan Shigeo Shingo 1960’larda fark etti ki, hatayı engellemek üretimde hayati önem taşıyordu. Operatörlerin manuel iş yapma sırasında hata yapmalarını engelleyen bir yalın üretim tekniği olan Poka-Yoke, böylece Toyota üretim sisteminin bir parçası olarak doğdu.

Poka-Yoke kısaca, sıfır hata felsefesidir. Sıfır hataya ulaşabilmek için sırasıyla şu adımlar takip edilmelidir;
1. Koşullar belirlenmeli
2. Günlük ve periyodik gözlem yapılmalı
3. Kalite koruyucu yaklaşım benimsenmeli
4. Trend analizleri ve İPK (İstatistiksel Proses Kontrol) yapılmalı
5. Erken karşı tedbirler alınmalı

Poka-Yoke felsefesini anlayabilmek için öncelikle hata ve kusur arasındaki farkı bilmekte fayda vardır. Hata, bir işlemin yanlış yapılması kaydıyla belirlenen üretim sürecinden kayma yaşanmasıdır. Kusur ise, bir ürünün belirlenen özellikleri yerine getirememesi neticesinde müşteri şikayetine sebep olmasıdır. Öncelikle oluşan anormallikler tespit edilir. Bu engellenemezse anormallikler hataları beraberinde getirir. Eğer hatalar kronikleşirse durum kusura dönüşür ve en neticesinde artık müşteri memnuniyetsizliği kaçınılmaz olur.

“İyileştirme yapmaya zamanınız mı yok? Genellikle çok meşgul olan ve iyileştirmek için zamanı olmayan yöneticilerle karşılaşıyorum. Onlara diyorum ki, bakın öldüğünüzde ya da firmanız battığında meşgul olmaktan kurtulacaksınız.”
Shigeo Shingo

Tüm bu adımları kusursuzca uygulayan ve markalaşma yolculuğunu da buna paralel olarak sıfır hata ile ilerleten Starbucks, yalın üretim tekniklerinden Poka-Yoke’yi nasıl uyguluyor birlikte inceleyelim:

1. Size özel sipariş oluşturulur (JIT- Just In Time): Sadece size özel reçete ile oluşturulan sipariş anında üretilir ve kişiselleştirilerek tarafınıza sunulur.
2. İstekleriniz detaylandırılarak baristaya iletilir (KAN-BAN): Siparişinizi alan, kahve bardağının üzerine iş emrini yazar ve isteklerinizin detaylarını tam bir takım çalışması ile baristaya iletir. Anında planlanan ürün, işe odaklanmayı artırırken sıfır zaman kaybı ile hızlı sonuç alınmasını sağlar.
3. Doğru kahve hazırlanırken Poka-Yoke ile hatalar engellenir: Kahve bardağının üzerinde operasyon kartı olarak kullanılan bölüm sayesinde istekleriniz kutucuklara işaretlenir. Detaylı oluşturulan bu iş emri, hatayı engelleme felsefesinin ilk adımını oluştururken su ve basınç ayarlı kahve makinası sayesinde hata payı sıfıra düşürülür.
4. Kişiye özel kahve-sunuş hizmeti verilir (HEIJUNKA): Sipariş doğrultusunda üretim yapılırken stoksuz çalışma sistemi ile israf azaltılır. Kişinin isteklerine göre oluşturulan üretme yöntemi, aynı zamanda kişisel sunumu da beraberinde getirir.
5. Farklı ve değişen üretim alanları oluşturulur (3M Muda Mura Muri): Üretim hattının dengelenmesini sağlayan bu adım sayesinde çalışanlar eşit yük ve sorumlulukla işlerini yürütür.

6. 5S Kuralı Hakimdir (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke): 5 Japon kelime Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke sırasıyla; Ayıklama, Düzenleme, Temizlik, Standardizasyon (Süreklilik) ve Disiplin olarak Türkçeleştirilir.
– Ayıklama: Çalışma bölgesindeki gerekli araç gereçlerin yerleri, gereksiz ya da az kullanılanlardan ayrılır.

– Düzenleme: Tüm malzemelerin yerleri kullanım sıklığına göre belirlenir.
– Temizlik: Ayıklama ve düzenleme aşamalarından sonra temizlik düzenli olarak yapılır.
– Standardizasyon (Süreklilik): Faaliyetlerin kararlı bir şekilde sürdürülebilirliği sağlanır.
– Disiplin: İç motivasyon unsurlarının sağlanması ile faaliyetlerin disipline edilmesi sağlanır.

7. U tipi çalışma alanı oluşturulur (U–Type Layout): Bu alan ile tüm çalışanların her makinaya ulaşabilmesi sağlanır.

8. İş bölümü, yoğunluğa göre değişiklik gösterir (SHOJINKA): Hatların iş gücündeki esnekliği anlamına gelen Shojinka, iş dağılımda rotasyon ve işi yapabilme becerisini göz önüne alır. Yalın üretimdeki talep esnekliğini makine sayısında artış yapmadan işçi sayısındaki artış ile yeni duruma uyumlandırmaya çalışır.

9. 8 israf analizi ile siparişe göre üretim yapılır (8 WASTES): Bu yöntem sayesinde israf engellenerek üretimde kazanç artırılır. Aynı zamanda işleyişe dinamizm kazandırılır. İsraf nedenleri olan yanlış üretim, fazla üretim, kayıp zaman, yeteneksiz eleman çalıştırılması, malzeme taşımadaki zaman kaybı, çalışanın fazla yürümesi, stok fazlası ürün bulunması ve fazladan üretimde zamanı harcanması gibi konular da böylece çözüme kavuşturulur.

10. Üretken ve planlı bakım (TPM) yapılır: Makinaların günlük bakımları baristalar tarafından yapılırken rutin bakımlar her zaman planlanan zamanda gerçekleştirilir.

11. İşletme kısa sürede müşteri karşılamaya hazırlanır (SMED): Her şey pratikleşirken işletmenin müşteri karşılaması için gereken her şey de bununla bağlantılı olarak kısa sürede tamamlanır.

“Bir araya gelmek, bir başlangıçtır. Bir arada bulunmak, bir gelişmedir. Beraber çalışabilmek ise başarıdır.”
Henry Ford

Düşük maliyetli araçlar ya da çözümler ile sistemi iyileştirmeyi hedefleyen Poka-Yoke tekniği aşağıdaki özellikleri taşımalıdır;

• Basit olmalıdır
• Uzun ömürlü olurken az bakım gerektirmelidir
• Yüksek güvenlik seviyesine sahip olmalıdır
• Düşük maliyetli olmalıdır
• İşyerine özgü bir tasarıma sahip olmalıdır

Poka-Yoke uygulamaları kullanım alanlarına göre değişkenlik gösterir ve 2’ye ayrılır;

1. Önlemeye yönelik Poka-Yoke: Bu yöntemle hata, henüz oluşmadan fark edilir ve önlenir.
2. Bulmaya yönelik Poka-Yoke: Hata meydana geldikten sonra hatanın nedeni bulunur ya da kusurlu ürün tespit edildikten sonra bu hatanın zincirleme şeklinde olması önlenir. Asgari düzeyde kayıp ile sorunun önüne geçilmeye çalışılır.

“Vazifelerini tamamen yerine getiren herkes büyük bir güçtür, bunların bir araya getirilmesi ise büyük bir güç çemberini oluşturur.”
Eiji Toyoda